• Steve Côté

Donner une conférence en ligne, pas si simple !


Depuis près d'un an, nous sommes tous dans une situation particulière qui a changé les façons de faire.


Maintenant que les événements virtuels sont la nouvelle normalité, il faut mettre du sérieux tout comme nous le faisions en présentiel.


Plusieurs éléments sont à prendre en considération avant de donner une conférence.


Connexion Internet:

  • Considérer une connexion filaire au lieu de Wifi.

  • Prévoir une bonne vitesse du réseau Internet.

  • Éviter les connexions type VPN.

  • Limiter l'utilisation du réseau par d'autres appareils ou personnes.

  • Tenter de s'installer près du routeur Internet.

  • Fermer le maximum d'applications et programme sur votre ordinateur.


Équipements nécessaires:

  • S'assurer que l'ordinateur est branché à l'électricité.

  • S'assurer que les autorisations de partage pour micro, caméra et partage d'écran ont été effectuées. (surtout pour les produits Apple)

  • Utiliser un micro casque au lieu de celui de l'ordinateur.

  • S'assurer d'avoir téléchargé les applications bureau et éviter les versions web des programmes utilisés pour donner votre conférence. (Zoom, TEAMS, etc.)

  • Nettoyer la caméra avant.

  • S'assurer que les mises à jour de l'appareil sont faites.

  • Faire des tests avant l'événement avec la plateforme de visioconférence pour connaître ses fonctionnalités.


L'environnement:

  • Éviter d'être placé dos à une fenêtre.

  • Tenter d'avoir une lumière de face.

  • Éviter les "background effect" des outils de visioconférence.

  • Utiliser une bannière de type "roll-up" ou un fond uni.

  • Éviter les bruits ambiants; télé, appareils électroniques, musique, etc.

  • Éviter les vêtements trop colorés ou avec trop de textures.

  • Éviter les tenues pyjamas ou moins convenables. (oui les erreurs de sous-vêtements arrivent encore!)

  • Éviter d'être dérangé par des animaux, membre de la famille ou collègue de bureau.

  • Éviter de se placer à un endroit avec des possibilités de passage derrière vous.

  • Avertir les occupants du lieu que vous serez en visioconférence.


Applications visioconférence versus applications de diffusion:

Il faut faire la différence entre ces outils.


Les applications de visioconférence sont les plus communes et utilisées tous les jours telles que :

Et plusieurs autres.


Les applications de diffusion sont utilisées dans le cadre d'événement à grand déploiement. Par exemple lors d'un congrès, où nous devons inclure plusieurs fonctionnalités comme la programmation sur plusieurs salles en simultané, des exposants et du réseautage.


La partie visioconférence est habituellement gérée par une équipe de professionnels en audiovisuel. Cette équipe diffusera les conférences sur la plateforme de diffusion à l'aide de liens Vimeo par exemple.


Quelques exemples:

Fanslab

Swapcard

Hopin

pointdevente.com

Connexion.tv

evenementvirtuel.ca

Et plusieurs autres.


Particularités:

  • Il y a souvent un délai entre le conférencier et les participants qui participent à la conférence sur la plateforme de diffusion (autour de 20 sec)

  • Habituellement plus de fonctionnalités sur les plateformes de diffusion (personnalisation, exposants, réseautage, etc.)

  • Les conférenciers doivent habituellement gérer deux plateformes (diffusion et visioconférence).

  • Les participants doivent gérer que la plateforme de diffusion.

  • Des pratiques avant l'événement avec l'équipe audiovisuel sont très fortement recommandées.

Conseil


  • Le choix de la plateforme de diffusion n'est pas si simple et doit répondre aux besoins de votre événement.

  • L'utilisation et la gestion d'une plateforme de diffusion demandent souvent beaucoup de temps de programmation.

  • La gestion des conférenciers, modérateurs et participants demandent beaucoup de temps avant pour éviter la panique pendant.

  • La gestion de l'assistance technique le jour de l'événement demande du temps.

  • La planification d'un événement virtuel n'est pas la même chose qu'en présentiel

  • Et plusieurs autres détails

Pour toutes ses raisons et encore bien d'autres, je vous conseille de collaborer avec un professionnel du domaine de l'événementiel qui a fait plusieurs événements virtuels dans les derniers mois.